Micmuc20: 5 Tricks, mit denen wir unser Barcamp ins Digitale übertragen haben

Unsere Media-Lab-Eventchefin Miriam hatte ein klares Ziel für das erste digitale Media Innovation Camp vor Augen: “Ich weiß, dass es ein geiles Event war, wenn wir am Ende im Zoom Call nur kaputte, aber glückliche Gesichter sehen”, hatte sie vorab gesagt. Urteilt selbst: Ist das Ziel erfüllt?

Zugegeben: Vermutlich hätten wir diesen Blogpost nicht auf diese Weise eingeleitet, wenn das Feedback der Micmuc-Teilnehmer nicht so positiv gewesen wäre. Aber das Bild gibt glücklicherweise nicht nur unseren Eindruck, sondern auch den der Teilnehmerinnen und Teilnehmer wider: Das erste digitale Micmuc war ein Erfolg - und wir konnten bei der Umsetzung unseres Barcamps wahnsinnig viel über digitale Events lernen. Learnings, die wir bei unseren nächsten Events einsetzen werden und die wir euch natürlich nicht vorenthalten wollen!

Die erste wichtige Erkenntnis aus dem Media Innovation Camp 2020 ist die, dass es nicht möglich ist, ein physisches Event 1:1 im Internet nachzubauen. Wie soll das auch gehen? All die Informalitäten, das In-der-Cateringschlange-ins-Gespräch-kommen und Sich-beim-Bier-dazustellen lassen sich digital kaum umsetzen. Nach vorne geschubst werden bei der Barcamp-Sessionplanung? Geht nicht. Selbst eine Diskussion nach der Session ist auf Zoom nicht so einfach wie normalerweise.

Wer versucht, all das nachzubauen, wird scheitern. All diese Dinge sind zwar wunderbar, und wir vermissen sie in der Corona-Zeit sehr - aber das Internet hat ja auch eigene Vorteile. Asynchronität und On-Demand-Funktionen zum Beispiel. Fürs Micmuc haben wir uns deshalb entschieden, einen eigenen Slack-Channel für Diskussion und Austausch während und nach des Events einzurichten - lediglich die Sessions fanden live auf Zoom statt. Durch die Anruf-Funktion in Slack hatten und haben Teilnehmer*innen auch die Möglichkeit, sich ohne Aufwand zu verabreden und zu Calls in kleineren Runden zu treffen. So fühlt es sich fast so an, als sei man zusammen in einem Raum - aber wenn neue Fragen aufkommen, ist man auch einige Tage nach dem Event schnell wieder “drin” und kann nachschauen oder nachfragen.

Ein digitales Event macht man nicht einfach so. Unser Event-Team rotierte im Endeffekt vier Wochen, um alles zu planen und zu testen. Funktioniert alles in Slack? Funktioniert alles mit Zoom? Haben wir Premium-Accounts, wo wir Premium-Accounts brauchen (etwa auf Slack, damit Anrufe möglich sind und Nachrichten nicht gelöscht werden)? Und: Können auch alle die Tools bedienen? Um sicherzugehen, das auch jeder alle Informationen hat, die er oder sie braucht, hat das Event-Team ganze sieben Tutorials und Hack-Sheets angelegt - nur intern für den Rest des Labs. Anleitungen für Zoom und Slack, sowie die Abläufe des Events für die Teilnehmer kamen noch dazu.

Dann musste alles mehrfach getestet werden, vorab mit dem Team und den Speakern und dann mit den Teilnehmer*innen vor Ort. Und dann musste auch noch der ganze Kram organisiert werden, den man erst bemerkt, wenn er fehlt: Gebrandete Zoom-Hintergründe fürs Team. Genaue Aufgabenpläne, wer wann in welchem Zoom- oder Slack-Channel als Ansprechpartner*in zur Verfügung steht. Ein Prozess, die Inhalte der Sessions zu sammeln, und einen, um die besten Statements ans Social-Media-Team weiterzuleiten. Ein riesiger Aufwand, der sich gelohnt hat: Am Tag selbst verlief dann alles reibungslos.

Ein bisschen hängt dieser Punkt mit Punkt #1 zusammen: Ein großer Raum mit (in unserem Fall) 209 Teilnehmern und Interaktion funktioniert auf Zoom nicht. Wenn zu Beginn und Ende des Events doch einmal alle Teilnehmer zusammenkamen, dann nur fürs “Gruppenfoto” und um gemeinsam die Begrüßung und die ersten, einführenden Talks zu hören. Alle Mikros waren gemuted, nur Lab-Chefin Lina oder unsere Ignite-Speaker Britta Schewe, Christian Hufnagel oder Kerstin Fröhlich sprachen. Eher gemeinsames Fernsehen als Chatroom also: wenig interaktiv, bei der mangelnden Übersicht in digitalen Tools aber leider unumgänglich.

Alle Diskussionen fanden in den kleineren, nur 20-30 Menschen umfassenden Session-Zooms statt, wo wenigstens alle in eine Kachelansicht passen - oder eben auf Slack. Realistisch zu sein, was die Chancen und Limitationen der gewählten Tools angeht, ist hier der Schlüssel. Kleinere Räume lassen sich auch besser Moderieren: Trolle waren bei uns zwar kein Problem, aber eine kurze Begrüßung auszusprechen, die Sessiongeber vorzustellen und die Diskussion zu leiten ist extrem hilfreich und steigert die Interaktion und das Wohlbefinden der Teilnehmer*innen enorm. Wir haben dafür gesorgt, dass in jedem Session-Zoom immer auch mindestens zwei Lab-Mitarbeiter am Start sind.

Eine wichtige Frage, mit der wir uns vor dem #micmuc konfrontiert sahen, war diese: Wie schaffen wir es, dass sich das ganze, trotz der gewünschten Asynchronität, wie ein Tagesevent anfühlt? Unsere Lösung dafür waren gemeinsame (physische) Elemente, die die Teilnehmer*innen mit dem Event-Tag verbinden und ihnen das Gefühl geben, wirklich gerade an einem Event teilzunehmen, und sich nicht nur Videos im Internet anzusehen. Ein festes Programm mit Anfangs- und Schlussveranstaltungen war wichtig. Wichtig waren aber auch die 200 Goodiebags mit Snacks für den Eventtag, die wir als Pakete verschickten (hatten wir erwähnt, dass die Vorbereitung sehr aufwendig war?) und die Lieferando-Gutscheine für alle Teilnehmer, die für das Mittagessen verschickt wurden.

Normalerweise gibt es bei Events ein Catering - durch die Gutscheine konnten wir auch remote für das leibliche Wohl der Teilnehmer*innen sorgen und sicherstellen, dass alle ungefähr gleichzeitig Mittagspause machen und niemand zum Kochen weg muss. Außerdem konnten alle somit ein lokales Restaurant unterstützen, egal, wo sie sich gerade befanden. Und seien wir ehrlich: Wer freut sich nicht über ein kostenloses Mittagessen? So ein physisches Element können wir für alle remoten Events nur empfehlen!

Bisher ging es in den Learnings viel um Slack und Zoom - das allerdings nur, weil wir uns nach langen Überlegungen für diese Tools entschieden haben. Es kann absolut sein, dass für andere Events eher Microsoft Teams Sinn macht, oder Hangouts und Google Docs, oder Whereby und Github - was auch immer. Gleichzeitig kann man, gerade bei größeren Events, auch nicht unbegrenzt viele Tools einsetzen.

Wir nutzen im Media Lab zum Beispiel gerne Mural, und es ist eine tolle Ergänzung für digitale Zusammenarbeit. Hier mussten wir abwägen: Ist es der Benefit wert, ~150 Teilnehmer*innen ein neues Tool vorzustellen und erklären zu müssen (inklusive neuer Planungen, Tests und Tutorials)? Wir haben uns in diesem Fall dagegen entschieden - bei anderen Events kann diese Entscheidung anders ausfallen. Habt die Aufnahmefähigkeit eurer Teilnehmer*innen im Kopf, wenn ihr über Tools nachdenkt, die Verbreitung des nötigen Wissens - und die Kapazitäten eures Event-Teams.

Wir geben uns zwar alle Mühe, aber auch wir im Media Lab haben natürlich nicht die Weisheit gepachtet. Auch wir wussten vorher nicht, ob das alles funktionieren würde. Aber das Lob unserer Teilnehmer*innen ist für uns ein Anhaltspunkt, dass wir mit unserem Plan nicht komplett daneben gelegen haben. Wir hoffen, dass ihr aus unseren Learnings etwas für eure Events mitnehmen könnt! Wenn ihr weiterführende Fragen oder Feedback habt, oder noch mehr spannende Tools kennt, zögert nicht, euch unter hi@media-lab.de zu melden. Denn eins ist sicher: Solange es keinen Corona-Impfstoff gibt, werden digitale Events eher die Regel als die Ausnahme sein - und von guten Online-Events profitieren wir alle.

Hier gibt es noch weitere Blog Beiträge von unserem digitalen Media Innovation Camp:

• Inhalte Testen: Wie geht das?
• Was ist Digital Storytelling bei Microsoft?
• Agil und hart: meine zehn Tipps, damit das mit Paid Content klappt