Die Zukunft der Ratsberichterstattung

Die Scoping-Phase

Rückblickend beschreibt Sebastian seinen Einstieg ins Strategie Sparring als eine Art großes „Wünsch dir was“. Viele Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten für den Ratsmonitor hatte er bereits im Kopf. Inwiefern sie realisierbar waren, wusste er zu diesem Zeitpunkt allerdings noch nicht.

Rückhalt für seine Idee hatte Sebastian von Anfang an. Der Impuls zur Bewerbung war aus der Chefredaktion gekommen. Intern musste er deshalb niemanden überzeugen.

Beim ersten Präsenztermin half Tech-Coach Martin Brüggemann Sebastian dabei, seine Idee zu strukturieren. Martins Impuls: Statt direkt in die Umsetzung einzusteigen, solle Sebastian zunächst ein Quelldokument erstellen.

Sebastian setzte den Ratschlag direkt um. Er untersuchte die unterschiedlichen Ratsinformationssysteme, sammelte Beispiele für Ratsvorlagen und stellte konkrete Use Cases aus der bisherigen Berichterstattung zusammen. Dafür führte er Ratsvorlagen und daraus entstandene Artikel zusammen — als Orientierung, welche Informationen für die journalistische Arbeit tatsächlich relevant sind. Dabei ging es mal um eine geplante Tempo-30-Zone, mal um Eintrittspreise für die städtischen Schwimmbäder, mal um die Einrichtung eines öffentlichen Parks.

Auf Martins Anregung entstand außerdem eine Anforderungsdokumentation, die festhielt, was der Ratsmonitor idealerweise leisten soll. Damit schuf Sebastian eine konkrete Arbeitsgrundlage, auf der sein späterer Fellow direkt aufbauen konnte.

Aus dem anfänglichen „Wünsch dir was“ wurde so Schritt für Schritt ein konkreter Plan.

Vom Einzelprojekt zum Team

Mit zunehmender Klarheit erkannte Sebastian, welche Unterstützung er für die Umsetzung brauchen würde. In einer Stakeholder-Analyse nahm er sein eigenes Arbeitsumfeld in den Blick: Wer konnte technisches Know-how beisteuern und wer die nötigen Freiräume für das Projekt schaffen?

Eine wichtige Rolle sollte Sebastians Kollege Tobias Fligge übernehmen, Prompt Engineer und KI-Coach bei NOZ Digital. Mit ihm hatte Sebastian bereits bei anderen KI-Projekten zusammengearbeitet. Aufgrund seines technischen Know-hows wurde Tobias zur Schnittstelle zwischen Sebastian und dem späteren Fellow.

Gleichzeitig schuf Christian Ströhl, Reporterchef und Leiter des Osnabrücker News-Teams, den nötigen organisatorischen Freiraum. Dienste wurden getauscht und Arbeitszeiten angepasst, damit Sebastian ausreichend Zeit für die Entwicklung des Ratsmonitors hatte.

Was noch fehlte, war jemand, der aus dem Konzept tatsächlich einen Prototypen bauen konnte.

Fellow-Einstieg

Hier kam Fellow Florian Schmitt ins Spiel. Sein Einstieg wurde ihm durch Sebastians Vorarbeit leicht gemacht: Die Vision war klar, Datenquellen, Use Cases und Anforderungen waren dokumentiert. Florian konnte sich deshalb von Anfang an auf die technische Umsetzung konzentrieren, steuerte in der Folge aber auch immer wieder wertvolle inhaltliche Verbesserungsvorschläge bei.

Wenig später konnten die beiden bereits eine der größten offenen Fragen beantworten. Sebastian war davon ausgegangen, dass vor allem der Zugriff auf die unterschiedlichen Ratsinformationssysteme technisch schwierig werden könnte. 

Florian machte sich an die Arbeit und startete mit rund zehn Kommunen. Keine drei Wochen nach seinem Einstieg flossen die ersten echten Daten in den Ratsmonitor.

Damit bestätigte sich eine zentrale Annahme: Wenn es gelang, Vorlagen, Anträge, Protokolle und Beschlüsse zuverlässig aus den unterschiedlichen Systemen zusammenzuführen, entstand eine gemeinsame Datengrundlage, auf der Sebastian und Florian weiterbauen konnten.

Das Ziel war klar: kommunalpolitische Informationen an einem Ort, über ein Interface zugänglich zu machen. Daher auch der Name Ratsmonitor. 

Mit den ersten echten Daten begann die eigentliche Entwicklungsarbeit. Kurz vor dem zweiten Präsenztermin Ende Juni in München landete die erste Version des Ratsmonitors auf Sebastians Bildschirm. Er testete den Prototypen und meldete Florian noch am selben Tag mehrere konkrete Punkte zurück. Von da an arbeiteten sich die beiden in kurzen Schleifen voran: konzipieren, bauen, testen, verbessern.

Mit dem ersten funktionierenden Prototypen veränderte sich auch der Blick auf das Projekt. Aus „Das geht technisch vielleicht nicht“ wurde ziemlich schnell: „Was machen wir jetzt eigentlich mit all diesen Daten?“

Schnell zeigte sich, wie gut Sebastian und Florian harmonierten. Sebastian brachte sein Wissen über Ratsberichterstattung ein, formulierte journalistische Anforderungen und prüfte die Ergebnisse aus Redaktionsperspektive. Florian übersetzte diese Anforderungen in technische Lösungen. Er wollte „Sebastian das Träumen ermöglichen“ – ihm also die Freiheit geben, Ideen zunächst aus journalistischer Perspektive zu entwickeln, ohne sie vorschnell an der Frage nach ihrer technischen Machbarkeit auszubremsen.

Am Anfang stand hier etwa die automatische Kurzzusammenfassung von Ratsvorlagen. Die Nutzer:innen sollten auf den ersten Blick erkennen, worum es in den jeweiligen Sitzungsdokumenten geht, ohne sie selbst studieren zu müssen. Dazu wurde der KI unter anderem beigebracht, Vorlagen nach ihrer Art zu unterscheiden und ihren Inhalt einerseits leicht verständlich, andererseits sachlich korrekt in wenigen Sätzen wiederzugeben.

Im Verlauf des Projekts wurde der Ratsmonitor in die Lage versetzt, Vorlagen mit zugehörigen Protokollen und Protokollauszügen zu kombinieren. So gelang es, bereits in der Kurzzusammenfassung den jeweiligen Verfahrensstand abzubilden. Dieser Ansatz wurde später auch auf komplette Sitzungen und Tagesordnungen ausgeweitet.

Zu Besuch in Osnabrück

Anfang Juli kam Florian für einen zweitägigen Workshop nach Osnabrück. Nach mehreren Wochen digitaler Zusammenarbeit konnten Sebastian und Florian dort erstmals für längere Zeit gemeinsam am Ratsmonitor arbeiten. Für Florian erwies sich der Besuch auch deshalb als wertvoll, weil er die Redaktion und damit die späteren Nutzer:innen des Tools persönlich kennenlernen konnte.

Zu diesem Zeitpunkt hatte sich bereits gezeigt, dass sich Daten aus unterschiedlichen Ratsinformationssystemen zuverlässig erfassen ließen. Statt nun zunächst alle geplanten Funktionen des Ratsmonitors fertig zu entwickeln, traf das Team eine bewusste Entscheidung: Die Zahl der angebundenen Kommunen sollte möglichst früh wachsen. Denn findet ein Reporter seine eigene Kommune nicht im Ratsmonitor, hat er wenig Grund, das Tool zu nutzen. Egal wie gut es funktioniert.

Innerhalb kurzer Zeit deckte der Ratsmonitor deshalb nicht mehr nur wenige Testkommunen in Stadt und Landkreis Osnabrück ab, sondern die gesamte Region. Neue Ratsunterlagen wurden fortan automatisch erfasst — mit Abfragen im Stundentakt.

Parallel öffnete das Team den Ratsmonitor für einen größeren Nutzerkreis. Bei einer internen Austauschrunde wurde der Prototyp den Kolleg:innen aus Stadt und Landkreis vorgestellt und zum Testen freigegeben. Zu diesem Zeitpunkt umfasste die Datenbank bereits knapp 2.000 Ratsvorlagen, die sich unter anderem filtern, im Volltext durchsuchen und teilweise automatisch zusammenfassen ließen.

Für den Praxistest hatte Florian die Feedbackschleife direkt ins Tool eingebaut: Die Kolleg:innen konnten Fehler, fehlende Funktionen oder Wünsche unmittelbar im Ratsmonitor melden und bei Bedarf einen erklärenden Screenshot mitsenden. So floss das Feedback aus der Redaktion direkt in die weitere Entwicklung ein.

Ein gutes Tool allein reicht nicht

Mit der Testphase rückte neben der Produktentwicklung eine weitere Frage in den Fokus: Was braucht es, damit aus einem funktionierenden Prototypen ein Werkzeug wird, das langfristig im Unternehmen genutzt und weiterentwickelt wird?

Hier schaltete sich Business-Coach Angelika Goll ein. Ihre Botschaft: Ein gutes Tool allein reicht nicht. Wer ein Innovationsprojekt im Unternehmen verankern will, muss auch Allianzen bilden und frühzeitig Rückhalt schaffen. Für Florian war das ein Perspektivwechsel. Bis dahin war er davon ausgegangen, dass sich ein nützliches Produkt am Ende weitgehend von selbst durchsetzen würde.

Sebastian und Florian begannen deshalb, den Ratsmonitor immer wieder intern vorzustellen, Feedback einzuholen und gezielt Verbündete für das Projekt zu gewinnen. Gleichzeitig erfassten sie die Nutzung des Tools systematisch und datenschutzkonform. Damit konnten sie nachvollziehen, wie viele Redakteur:innen den Ratsmonitor verwenden und welche Funktionen angenommen werden. Zudem sammelten sie belastbare Zahlen für spätere Gespräche mit der Chefredaktion und Geschäftsführung.

Gerade bei einem KI-Projekt bekam diese frühe Einbindung zusätzliche Bedeutung. Florian nennt etwa den Betriebsrat als wichtigen Stakeholder: Wo neue Technologien Sorgen auslösen können, braucht es frühzeitig Transparenz darüber, was ein Tool leisten soll und welche Rolle es im Arbeitsalltag einnimmt. Die Entwicklung des Ratsmonitors wurde zunehmend auch eine strategische Aufgabe.

Eine Annahme mussten Sebastian und Florian im Praxistest grundlegend revidieren. Florian hatte ein Themenregister entwickelt, das Ratsunterlagen automatisch analysierte und mehr als 4.000 Themen identifizierte. Technisch funktionierte die Idee, journalistisch löste sie jedoch das falsche Problem. Lokalreporter:innen wissen selbst, welche Themen in ihrem Berichtsgebiet wichtig sind. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, keine neue Entwicklung dazu zu verpassen.

Also kehrte das Team das Prinzip um: Unter „Deine Themen“ können Reporter:innen im individuell konfigurierbaren Ratsmonitor nun selbst festlegen, was sie interessiert. Die KI entscheidet nicht mehr, was relevant ist, sondern prüft neue Dokumente auf diese Interessen und informiert bei einem Treffer.

Die Betaphase

Aus diesem Learning entwickelte sich der Ratsmonitor zunehmend zu einem personalisierten Werkzeug für den Redaktionsalltag. Reporter:innen können sich mit ihrem dienstlichen E-Mail-Konto anmelden und festlegen, welche Regionen und Themen für sie relevant sind. Auf ihrer persönlichen Startseite sehen sie unter anderem jene Vorlagen, die seit dem letzten Besuch neu hinzugekommen sind, sowie anstehende Sitzungen.

Auch der Monitoring-Gedanke wurde weiter ausgebaut. Neben eigenen Themen lassen sich einzelne Mandatsträger:innen beobachten. Der Ratsmonitor bündelt dafür Informationen zu Gremienzugehörigkeiten und Aktivitäten und macht sichtbar, in welchen Vorgängen eine Person auftaucht.

Kurz vor Ende des Strategie Sparring (Stand: 7. Oktober 2026) befand sich der Ratsmonitor damit in einer fortgeschrittenen Betaphase und war bereits im redaktionellen Alltag einsetzbar. Das System bündelte 74 Ratsinformationssysteme aus sieben verschiedenen Software-Familien und damit Daten aus rund 320 Städten und Gemeinden in Niedersachsen und Schleswig-Holstein. 

Fast 45.000 Dokumente waren erfasst. Rund 90 Prozent ließen sich direkt im Volltext durchsuchen; weitere Dokumente wurden mithilfe automatischer Texterkennung recherchierbar gemacht. Hinzu kamen automatisch erzeugte Kurzzusammenfassungen und mehr als 4.000 Profile von Mandatsträger:innen.

Fazit

Aus Sebastians ursprünglich großem „Wünsch dir was“ war innerhalb weniger Monate ein Werkzeug geworden, das im redaktionellen Alltag wertvolle Dienste leisten konnte. Entscheidend dafür war das Zusammenspiel von Sebastian und Florian, getragen von dem Vertrauen, Ideen zunächst groß denken zu können, ohne sie vorschnell an der Frage nach ihrer technischen Machbarkeit auszubremsen.

Sebastian und Florian haben gelernt, dass ein gutes Produkt allein nicht reicht: Damit der Ratsmonitor über das Förderprogramm hinaus Bestand haben kann, braucht es Rückhalt im Unternehmen und belastbare Argumente für seine Weiterentwicklung.

Für Florian zeigt sich darin die besondere Stärke seiner Fellow-Rolle: Er gab Sebastian die Zuversicht, seine Ideen weiterzudenken, und half dabei, daraus ein tragfähiges Projekt zu machen. Sein Fazit der gemeinsamen Projektphase passt in vier Worte: