Mit dem KI-Führerschein auf die Überholspur

Die Scoping-Phase

Beim offiziellen Kick-off Ende April lernte Anja die anderen Teilnehmenden und ihre Projekte kennen. Sie begann, ihr eigenes Vorhaben zu hinterfragen. Andere Medienhäuser, so ihr Eindruck, waren beim Thema KI bereits deutlich weiter. War das eigene Projekt überhaupt neu genug? Und ließ sich ein so großes Vorhaben neben dem redaktionellen Tagesgeschäft in der vorgesehenen Zeit bewältigen?

Die Coaches bestärkten Anja in ihrem Vorgehen, rieten ihr jedoch noch einmal bewusst, einen Schritt zurückzugehen. Bevor KI breiter im Unternehmen verankert werden konnte, brauchte es erst eine gemeinsame Kompetenzbasis. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was sie mit KI tun dürfen, welche Möglichkeiten die Technologie bietet und wo ihre Grenzen liegen.

Aus dieser Erkenntnis entstand eine neue Stoßrichtung. Und mit ihr ein neuer Arbeitstitel: der KI-Führerschein.

Ganz unumstritten war die Metapher zunächst nicht. Denn wer einen klassischen Führerschein besitzt, kann ihn bei Regelverstößen auch wieder verlieren. Für den KI-Führerschein war ein solcher Sanktionsgedanke nicht vorgesehen. Er sollte den Mitarbeitenden Orientierung geben und sie zu einem sicheren und sinnvollen Umgang mit KI befähigen. Wie er konkret aussehen und welche Inhalte er vermitteln sollte, war zu diesem Zeitpunkt aber noch offen.

Genau hier setzte Strategie-Coach Konrad Weber an. Sein Impuls: erst verstehen, was die späteren Nutzer:innen brauchen, dann die passende Lösung entwickeln. 

Nutzerinterviews wurden in dieser Phase zu einem wichtigen Werkzeug. Im Austausch mit Konrad erschloss sich Anja eine Interviewform, die anders funktioniert als das journalistische Gespräch. Hier geht es darum, Bedürfnisse und Verhaltensweisen möglichst offen zu erkunden, statt vorschnell auf eine Lösung zuzusteuern.

Schulterschluss mit der IT

Neben der Nutzerperspektive beschäftigte sich Anja in den ersten Wochen vor allem mit ihrem Stakeholder-Management. Sie hatte zwar alle relevanten Ansprechpartner vorab eingebunden. Im Austausch mit Business-Coach Angelika Goll erkannte Anja aber, dass sie nicht wusste, wann sie wen mitnehmen musste. Gerade beim Thema KI, das weit über die Redaktion hinausreicht, war das entscheidend.

Besonders zeigte sich das in der Zusammenarbeit mit der hauseigenen IT. Anja suchte frühzeitig den Schulterschluss mit dem IT-Chef und band ihn bewusst in die weitere Entwicklung ein. Dabei spielte auch die Erfahrung aus einem früheren KI-Projekt eine Rolle, bei dem die IT außen vor geblieben war. Dieses Mal sollte das Thema von Anfang an gemeinsam vorangetrieben werden.

Das veränderte die Zusammenarbeit spürbar. Wo Anja früher häufiger ein „Das geht nicht“ hörte, erlebt sie heute eher ein „Lass uns überlegen, wie wir das möglich machen“. Für sie bestätigte sich damit eine zentrale Erkenntnis aus dem Coaching mit Angelika: Wer seine Stakeholder früh einbindet, schafft Verbündete.

Auch im Projektteam selbst wuchs die Unterstützung. Anjas Kollegin Tanja Lauch übernahm organisatorische Aufgaben, bereitete Befragungen und Workshops vor. Damit war Anja organisatorisch nicht mehr auf sich allein gestellt. Und auch bei der Weiterentwicklung des KI-Führerscheins sollte sie bald Verstärkung bekommen. 

Fellow-Einstieg

Mit Fellow Stephan Gensch kam schließlich ein wichtiger Baustein hinzu. Er setzte genau dort an, wo Anja selbst eine ihrer größten Herausforderungen sah: die Fülle an Gedanken und Ideen zu strukturieren.

Stephan arbeitet mit etablierten Methoden aus dem Projektmanagement, unter anderem nach Prinzipien von IPMA und PMI. Daraus hatte er sich über die Jahre ein eigenes Toolset zusammengestellt, mit dem er Projekte systematisch aufsetzt. Dieses Grundgerüst nutzte er nun auch für das Projekt im Strategie Sparring. Gemeinsam mit Anja sortierte er die nächsten Schritte, schärfte die Roadmap und arbeitete heraus, welche Punkte noch offen waren.

Ein Punkt betraf erneut das Thema Stakeholder. Stephan half Anja, die bestehende Stakeholder-Map weiterzuentwickeln und konkrete Rollen und Bedürfnisse im Projekt zu definieren.

Bereits im Juni entstand so ein Fahrplan bis zum Ende des Programms im Oktober. Statt bei allgemeinen KI-Richtlinien stehenzubleiben, sollte eine mehrstufige Kompetenzvermittlung entstehen. 

Der Blick über den Tellerrand

Bevor sie den KI-Führerschein weiter konkretisierten, wollten Anja und Stephan wissen, wie andere Medienhäuser den Umgang mit KI regeln. Stephan analysierte daraufhin 34 öffentlich zugängliche Quellen von 22 Medienhäusern und verglich deren KI-Richtlinien anhand verschiedener Kriterien. So entstand eine Matrix, die sichtbar machte, welche Regeln und Leitplanken andere Häuser bereits öffentlich kommunizierten und an welchen Stellen Informationen fehlten.

Dabei zeigte sich eine für das Projekt wichtige Lücke: Öffentliche KI-Regeln fanden sich bei vielen Medienhäusern. Was intern tatsächlich geschult wurde, ließ sich aus den öffentlichen Quellen allerdings nur eingeschränkt ablesen.

Im Anschluss richtete das Team den Blick auf die eigene Redaktion. Anjas Kollegin Tanja Lauch führte zehn qualitative Interviews, in denen sie danach fragte, wie die Kolleg:innen KI bereits nutzen, welche Chancen und Sorgen sie damit verbinden und wie sicher sie sich im Umgang mit verschiedenen Anwendungen fühlen.

Um die Erkenntnisse aus den Gesprächen auf eine breitere Basis zu stellen, folgte eine anonyme Umfrage unter rund 200 Mitarbeitenden der Redaktion. Gefragt wurde unter anderem nach der beruflichen und privaten KI-Nutzung, verwendeten Tools sowie Erwartungen und Bedenken. 56 Personen nahmen an der Umfrage teil.

Die Ergebnisse bestätigten: KI ist im Arbeitsalltag angekommen, doch im Umgang damit fehlt vielerorts noch Orientierung. Das zeigte sich auch in Form von Schatten-KI. Einige Mitarbeitende nutzten Anwendungen, die offiziell nicht freigegeben waren. Andere wussten nicht, welche Tools sie überhaupt nutzen durften. Aber vor allem wurde deutlich, wie unterschiedlich die Kolleg:innen mit KI umgingen.

Von Personas zu Führerscheinklassen

Auf Basis der Ergebnisse entwickelten Anja und Stephan vier Personas, die unterschiedliche Nutzungsweisen, Vorkenntnisse und Haltungen gegenüber KI abbilden: 

Die Personas machten greifbar, wie unterschiedlich die Voraussetzungen und Bedürfnisse innerhalb der Redaktion sind. In einem gemeinsamen Workshop in Magdeburg übersetzte das Team die gewonnenen Erkenntnisse in konkrete Anforderungen an die geplante Schulung und prüfte erste Ideen aus der Perspektive der unterschiedlichen Personas. 

Dabei zeigte sich: Für den sicheren Umgang mit KI braucht es zunächst eine gemeinsame Basis. Je intensiver die Nutzung, desto mehr Kompetenzen kommen hinzu.

Anja und Stephan entwickelten deshalb ein mehrstufiges Modell und dachten die Analogie zum Straßenverkehr weiter.

Den Anfang macht die Führerscheinklasse „Roller“. Hier geht es um die Grundlagen, die für alle Mitarbeitenden relevant sind — unabhängig davon, ob sie selbst bereits mit KI arbeiten. Die Stufe soll zunächst von allen Redaktionsmitgliedern und perspektivisch von allen Mitarbeitenden der Mediengruppe absolviert werden. Einzelne Aufgaben können dabei an die jeweiligen Fachbereiche angepasst werden.

Für die weitere Vertiefung sieht das Modell zusätzliche Klassen vor. „Auto“ richtet sich an Mitarbeitende, die KI-Werkzeuge tatsächlich im Arbeitsalltag nutzen. „LKW“ adressiert größere KI-Projekte sowie die Erprobung neuer Werkzeuge und Einsatzfelder. Ergänzend sieht der Prototyp „Plus“ für Mitarbeitende vor, die ihre Erfahrungen weitergeben und Kolleg:innen beim Umgang mit KI unterstützen.

Der KI-Führerschein nimmt Gestalt an

Mit den Führerscheinklassen stand die Struktur des Kompetenzmodells. Im nächsten Schritt ging es darum, daraus ein konkretes Lernangebot zu entwickeln. Dies soll über die interne Schulungsplattform Datango umgesetzt werden.

Parallel baute Stephan einen klickbaren Prototypen, mit dem sich Inhalte und unterschiedliche Lernwege erproben und Feedback sammeln ließen.

Für die Ausgestaltung erarbeitete Stephan ein Rahmenkonzept. Neben Fachwissen ging es darin auch um Methoden-, Selbst- und Sozialkompetenz. Lernziele, Übungen und Kompetenznachweise sollten dabei so aufeinander abgestimmt werden, dass aus den einzelnen Inhalten ein schlüssiges Lernangebot entsteht.

Auch die Führerschein-Metapher wurde weitergedacht. Der Prototyp orientiert sich stellenweise am Aufbau einer Fahrschule: Ein gemeinsamer Grundstoff vermittelt zentrale Regeln und Kompetenzen, Prüfaufgaben überprüfen das Gelernte und eine Einweisung macht mit einem konkreten KI-Werkzeug vertraut.

Je nach Vorerfahrung führen unterschiedlich lange Wege durch die Inhalte. Wer KI bereits dienstlich nutzt, kann Erklärungen und Beispiele kompakter durchlaufen. Die zentralen Regeln und Prüfaufgaben bleiben jedoch für alle gleich. 

Erste Lernmodule von Stephans Prototyp sind inzwischen nutzbar. Der KI-Führerschein ist bewusst nicht auf einzelne KI-Tools zugeschnitten. Im Mittelpunkt stehen Kompetenzen, die auch dann relevant bleiben, wenn sich Anwendungen und Werkzeuge verändern.

Der Prototyp dient hier vor allem als Experimentierraum: Lernwege und Inhalte lassen sich erproben und anhand von Feedback weiterentwickeln. Die eigentliche interne Umsetzung läuft parallel über Datango. Dort sollen die Schulungsinhalte verbindlich ausgespielt und die Teilnahme dokumentiert werden.

So wird aus dem Kompetenzmodell schrittweise ein konkretes Lernangebot, das sich zugleich testen, anpassen und weiterentwickeln lässt.

Verankerung im Unternehmen 

Mit der Umsetzung des KI-Führerscheins rückt neben den Inhalten zunehmend auch die Frage in den Fokus, wie das Angebot dauerhaft im Unternehmen verankert werden kann. Deswegen soll das Projekt auf mehrere Schultern verteilt werden.

Ein wichtiger Schritt war ein Workshop in Magdeburg. Dort wurden unter anderem zwei neue KI-Experten der Mediengruppe in das Vorhaben eingebunden. Auch weitere Kolleg:innen meldeten von sich aus Interesse an einer Teilnahme an. So wächst rund um den KI-Führerschein ein Kreis von Mitarbeitenden, die unterschiedliche Perspektiven in die weitere Entwicklung einbringen können.

Zunächst soll die Kompetenzvermittlung im Redaktionsbereich erprobt werden. Die dort gewonnenen Erfahrungen sollen anschließend als Grundlage dienen, um den Ansatz weiterzuentwickeln und perspektivisch auf Verwaltung und weitere Bereiche der Mediengruppe auszuweiten.

Fazit

Aus der ursprünglichen Idee, KI-Richtlinien und Unterstützungsangebote zu entwickeln, ist im Strategie Sparring ein differenziertes Kompetenzmodell entstanden.

Der entscheidende Perspektivwechsel aus der Scoping-Phase: Regeln allein reichen nicht. Mitarbeitende müssen befähigt werden, KI sicher und sinnvoll einzusetzen. Dafür braucht es eine gemeinsame Kompetenzbasis, auf der je nach Einsatz weitere Fähigkeiten aufbauen können.

Der Prototyp des KI-Führerscheins übersetzt diesen Gedanken in konkrete Lernangebote. Abgeschlossen ist die Arbeit damit nicht. Nun muss sich das Konzept im Redaktionsalltag bewähren, weiterentwickelt und langfristig im Unternehmen verankert werden.