Automatisierung als Effizienzhebel
Wie competitionline wiederkehrende Redaktionsarbeit automatisiert und dadurch mehr Raum für Inhalte mit echtem Mehrwert schafft.
© Media Lab Bayern
Executive Summary
| Organisation | competitionline Verlags GmbH |
| Medienangebot | competitionline.com |
| Mitarbeitende | ~ 50–100 |
Im Strategie Sparring des Media Lab Bayern entwickelte Chefredakteur Nicolai Blank gemeinsam mit Fellow Daniel Greiser einen automatisierten Workflow für Personalmeldungen – eine der zentralen, aber ressourcenintensiven Aufgaben im Redaktionsalltag von competitionline.
Hintergrund
Als Fachmedium für Architektur und Bauwesen berichtet competitionline täglich über Entwicklungen in einer kleinteiligen und spezialisierten Branche. Viele redaktionelle Abläufe sind dabei mit manueller Recherche verbunden, bei gleichzeitig begrenzten Kapazitäten.
Besonders deutlich wird das bei Personalwechseln in Architekturbüros: relevante Meldungen, deren Sichtung und Aufbereitung bislang viel Handarbeit erforderten. Ziel war deshalb ein schlanker Workflow, der die Redaktion entlastet, ohne den redaktionellen Qualitätsanspruch zu senken.
Die Arbeit im Programm
Nicolai konkretisierte zunächst, wie dieser Workflow aussehen sollte. Er zerlegte den bestehenden Prozess in einzelne Arbeitsschritte und prüfte, welche davon sich automatisieren lassen. Gleichzeitig zeigte ein Stakeholder-Mapping, dass das nötige technische Know-how bereits im Haus vorhanden war. Nicolai brachte deshalb Redaktion, IT und Produkt früh zusammen und entwickelte das Vorhaben zu einem bereichsübergreifenden Projekt weiter.
Gemeinsam mit Fellow Daniel ging es anschließend an die technische Umsetzung. Schritt für Schritt entwickelten und testeten sie den Workflow. Sie banden relevante Quellen an, übersetzten redaktionelle Kriterien in technische Regeln und erprobten, wie sich KI für Recherche und Textentwürfe einsetzen lässt. Die Ergebnisse testeten sie immer wieder mit der Redaktion und passten den Workflow entsprechend an.
So entstand ein System, das eingehende Personalmeldungen identifiziert, gegen redaktionelle Kriterien prüft und mit Informationen aus bestehenden Quellen anreichert. Daraus entstehen KI-gestützte Textvorschläge, die nach Relevanz priorisiert an die Redaktion ausgespielt werden. Die finale Bewertung und Bearbeitung bleibt bei der Redaktion.
Um die Qualität weiter zu verbessern, entwickelten Nicolai und Daniel zusätzlich einen Feedback-Loop: Ein zweiter Workflow analysiert, wie stark die Vorschläge redaktionell bearbeitet werden. Die Erkenntnisse fließen zurück in die Prompt-Logik.
Vom E-Mail-Eingang bis zum Artikellayout: Der neue Prozess erkennt Führungswechsel automatisiert und stellt der Redaktion passende Entwürfe direkt bereit.
Ergebnisse
- Weniger Rechercheaufwand: Die Sichtungs- und Recherchezeiten für Personalmeldungen konnten spürbar reduziert werden. Relevante Informationen lassen sich schneller identifizieren und weiterverarbeiten.
- Schnellere Themenfindung: Der Workflow erleichtert es der Redaktion, relevante Personalwechsel frühzeitig zu erkennen und zu priorisieren.
- Im Redaktionsalltag etabliert: Der entwickelte Workflow ist fest im Team verankert und wird inzwischen eigenständig und unabhängig vom Strategie Sparring betrieben.
- Auf weitere Themen übertragbar: Der Ansatz ist nicht auf Personalmeldungen beschränkt. Der Workflow lässt sich perspektivisch auch für andere Rubriken und wiederkehrende Rechercheaufgaben nutzen.
Das Projekt-Tandem
Führungskraft
Chefredakteur - competitionline Verlags GmbH
Als Chefredakteur treibt Nicolai die digitale Weiterentwicklung der Plattform und seines Redaktionsteams voran – mit Fokus auf Inhalte, Services und Automatisierung. Sein Antrieb: Fachjournalismus, der Orientierung schafft und Innovation vorantreibt.
Fellow
IT-Consultant und Entwickler für Prototypen
Daniel ist Entwickler, geprägt von seinen Wurzeln in der Open-Source-Community. Seit 2019 begleitet er als selbstständiger IT-Consultant Unternehmen und Kommunen bei Hard- und Softwareprojekte. Über das Media Tech Lab kam er ins Strategie Sparring und brachte dort technische Umsetzungsstärke und Prototyping-Erfahrung ein.
Deep Dive
Fachjournalismus ist oft kleinteilig, hochspezialisiert und stark vom Tagesgeschäft geprägt. Bei competitionline bedeutet das: viel manuelle Arbeit, enge Deadlines und begrenzte Kapazitäten. Gleichzeitig steigt der Druck, redaktionelle Prozesse zu verschlanken und personelle Ressourcen gezielter einzusetzen. Nicht zuletzt, um mit digitalen Entwicklungen Schritt zu halten.
Genau an diesem Punkt setzte Chefredakteur Nicolai Blank an. Sein Ziel war es, die redaktionelle Arbeit effizienter zu gestalten und zu prüfen, wie sich wiederkehrende Workflows automatisieren lassen, ohne dabei die inhaltliche Qualität aus dem Blick zu verlieren.
Doch im Alltag zeigte sich schnell: Für ein tragfähiges Vorhaben braucht es mehr als eine gute Idee. Es braucht einen klaren Scope, ein realistisches Vorgehen und ein Modell, das technisch machbar ist und gleichzeitig intern Rückhalt findet. Genau daran hakte es: Technische Ressourcen waren knapp, viele Ideen landeten als Tickets im Backlog und blieben dort liegen, weil Kapazitäten oder Priorität fehlten.
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Gleichzeitig wuchs der Handlungsdruck. Nicht aus konkreter Konkurrenz, sondern aus dem Gefühl, die digitale Entwicklung nicht schnell genug mitzugehen. Als das Strategie Sparring ausgeschrieben wurde, war für Nicolai klar: Das ist die Chance, dem Thema Automatisierung endlich den Raum zu geben, den es braucht. Mit Zeit, methodischer Begleitung und Fokus.
Mit dieser Ausgangslage bewarb er sich für das Programm — mit einem Projekt, das zunächst sehr breit angelegt war: gedacht als Teil einer umfassenden Verlagsstrategie, mit vielen Schnittstellen und entsprechend hoher Komplexität.
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Die Strategiephase
Der entscheidende Perspektivwechsel kam früh und überraschend kreativ. Beim Kick-off-Termin in München forderte Strategie-Coach Konrad Weber die Teilnehmenden auf, ihr Projekt nicht zu erklären, sondern zu zeichnen. Für Nicolai wurde das zum Schlüsselmoment:
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Nicolai sollte sein Vorhaben zeichnen. Dieser Impuls führte zu einem entscheidenden Perspektivwechsel.
Er rückte die Rubrik „Personalia“ in den Mittelpunkt, in der über Führungswechsel in Architekturbüros berichtet wird. Ein Format mit klaren Abläufen, hohen Aktualitätswert und passenden Datenquellen.
Die Vision war, Informationen aus Newslettern, Büroprofilen oder Social Media automatisiert zu erfassen, zu bündeln und für die Redaktion aufzubereiten. Dafür sollte das bereits im Haus verfügbare Open-Source-Tool n8n zum Einsatz kommen.
Ein zentrales Element im weiteren Strategieprozess war das Stakeholder-Management. Erst durch eine umfassende Analyse wurde deutlich, wie viele interne Schnittstellen, Abhängigkeiten, aber auch ungenutzte Ressourcen es gab. Was als Einzelprojekt gestartet war, entwickelte sich zu einem bereichsübergreifenden Vorhaben. Nicolai aktivierte Kolleg:innen, informierte relevante Stellen und entdeckte: Das nötige Know-how war im Haus, es musste nur gebündelt werden.
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Begleitet von gezieltem Coaching und strategischen Tools wie dem Projekt Canvas gewann die Idee an Substanz. Risiken wurden adressiert, Rollen geschärft, Fragen zur Realisierung konkretisiert. Auch Nicolais Selbstverständnis wandelte sich: weg vom Alleingang, hin zu einem kooperativen Führungsstil, der Verantwortung bewusst teilt und auf Beteiligung setzt.
Am Ende der Strategiephase stand ein klar geschärftes Konzept, das bereit für die Umsetzung war.
Das Pilotprojekt
Im Pilotprojekt wurde die Strategie konkret: Gemeinsam mit Fellow Daniel Greiser begann Nicolai die technische Umsetzung. Ziel war, Informationen über Führungswechsel in Architekturbüros aus verschiedenen Quellen automatisiert zu erfassen, zu bündeln und der Redaktion als anschlussfähigen Output bereitzustellen.
Früh zeigte sich: Das Tool n8n war komplexer als zunächst angenommen und stellte höhere Anforderungen an das technische Know-how im Team. Nicolai reagierte konsequent: Er übergab die technische Verantwortung an Daniel sowie an Kolleg:innen aus der Redaktion und der IT. Fortan begleitete er das Projekt in einer koordinierenden Rolle — als Impulsgeber und Schnittstelle zwischen Redaktion, Produkt und Technik.
Die Entwicklung konkreter Automatisierungsszenarien war ein Meilenstein für Beteiligung, Verständnis und Akzeptanz im Team.
Ein interner Workshop mit Redaktion, Geschäftsführung und IT war ein wichtiger Meilenstein. 14 Mitarbeitende entwickelten erste Workflows, testeten n8n selbstständig und identifizierten Prozesse mit Automatisierungspotenzial. Eine begleitende Umfrage machte Erwartungen, Bedenken und Ideen im Team sichtbar. Ein zentraler Schritt, um Akzeptanz und Beteiligung im weiteren Verlauf zu sichern.
Dabei wurde schnell klar: Selbst vermeintlich einfache Arbeitsschritte betrafen oft mehr Schnittstellen als zunächst angenommen. Eine Erkenntnis, die nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Projektstruktur schärfte.
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Das Projekt wurde in der Folge von einem vierköpfigen Kernteam kontinuierlich weiterentwickelt. Ein zentrales Ziel bestand darin, die Workflows so stabil und benutzerfreundlich zu gestalten, dass sie dauerhaft ohne externe Entwickler:innen betrieben und angepasst werden konnten. Diese technische Eigenständigkeit war ein entscheidender Hebel für die interne Skalierbarkeit und wurde gezielt aufgebaut.
Parallel dazu wurden wichtige Features umgesetzt: Artikelvorschläge werden nun automatisiert in einem gemeinsamen Cloud-Ordner abgelegt und in die bestehende Struktur des Unternehmens direkt eingebunden. Auch eine Anbindung an das hauseigene CMS wurde vorbereitet, um die automatisierten Inhalte perspektivisch direkt publizieren zu können. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass ausschließlich in geschützten Datenbereichen und unter Einhaltung aller Datenschutzstandards gearbeitet wurde.
Zur Sicherung der Ergebnisqualität entwickelte Daniel gemeinsam mit dem Team Validierungslogiken, um mit den typischen Schwankungen von KI-Outputs umgehen zu können. A/B-Tests mit unterschiedlichen Sprachmodellen halfen zusätzlich, die Qualität der automatisierten Textvorschläge zu optimieren.
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Zwischen Redaktion und Technik war viel Übersetzungsarbeit nötig. Daniel nahm hier bewusst eine vermittelnde Rolle ein: als technischer Sparringspartner, der gleichzeitig für Klarheit und Verständlichkeit sorgte.
Die technische Zusammenarbeit mit dem Team von competitionline erwies sich dabei als besonders effizient. Schnittstellen wurden zügig bereitgestellt, Rückfragen rasch geklärt und selbst komplexe Herausforderungen, etwa beim Zugriff auf geschützte Daten, in enger Abstimmung gelöst.
Das Ergebnis ist ein funktionierender Automatisierungsworkflow, der Prozesse beschleunigt, Ressourcen spart und neue Freiräume für journalistische Arbeit schafft.
Besonders bemerkenswert: Das Redaktionsteam wurde so geschult, dass es künftig Automatisierungsvorhaben eigenständig erstellen, pflegen und weiterentwickeln kann. Ein entscheidender Schritt hin zu technischer Selbstständigkeit und nachhaltiger Skalierbarkeit im Haus. Was als Einzelvorhaben begann, wurde so zu einem Team-getragenen Modellprojekt.
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Ausblick
Mit dem erfolgreich getesteten Workflow und der Erreichung der definierten Projektziele ist für Nicolai Blank und sein Team klar: Das Modell hat Potenzial für mehr. Im nächsten Schritt sollen einzelne Elemente oder ganze Workflows gezielt auf ausgewählte redaktionelle Prozesse ausgeweitet werden. Insbesondere auf solche, die von wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten geprägt sind. Die Devise lautet: Automatisierung dort, wo sie entlastet, und nicht dort, wo sie redaktionelle Qualität oder Kreativität beeinträchtigen würde.
Ziel ist ausdrücklich nicht der Ersatz journalistischer Arbeit, sondern die bessere Nutzung redaktioneller Kapazitäten. Durch den Wegfall repetitiver Routinen entstehen Freiräume für qualitativ hochwertigen Content, etwa für exklusive Interviews, fundierte Hintergrundrecherchen, Marktanalysen und zielgruppenspezifische Fachartikel mit hohem Nutzwert. Auch bei künftigen Automatisierungsprojekten bleibt der verantwortungsvolle Umgang mit Daten ein fester Bestandteil jeder Weiterentwicklung.
Ideen für weitere Automatisierungsprojekte liegen bereits vor: In den vergangenen Jahren hatte das Team zahlreiche potenzielle Anwendungsfälle gesammelt, bei denen Automatisierung echten Mehrwert schaffen kann. Bislang fehlten jedoch passende technische Lösungen oder es mangelte an Umsetzungskapazitäten. Mit den im Projekt gewonnenen Erfahrungen, insbesondere im Umgang mit n8n, haben sich diese Voraussetzungen nun grundlegend verändert: Die Umsetzung ist greifbar geworden.
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