Effizientere Redaktionsprozesse dank Automatisierung
Nicolai Blank (competitionline) will redaktionelle Prozesse automatisieren, um effizienter zu arbeiten. Doch wie wird aus einer guten Idee ein tragfähiges Projekt, das Routinen nachhaltig verändert?
Das Ergebnis
competitionline.com ist eine der führenden Online-Plattformen für Architekt:innen in Deutschland
Im Strategie Sparring des Media Lab Bayern entwickelte Chefredakteur Nicolai Blank gemeinsam mit Fellow Daniel Greiser einen automatisierten Workflow für Meldungen zu Personalwechseln.
Hintergrund
Enge Deadlines, viel Handarbeit und begrenzte Ressourcen bestimmen den Redaktionsalltag bei competitionline. Für Nicolai war klar: In Zeiten fortschreitender Automatisierung braucht es effizientere Workflows, die Qualität sichern und Zukunftsfähigkeit ermöglichen.
Die Arbeit im Programm
Funktionsweise des neuen Workflows
Ein erster Ansatz entstand im Strategie Sparring. Gemeinsam mit Fellow Daniel etablierte das Team um Nicolai einen leichtgewichtigen Workflow: Das System identifiziert Personalwechsel, prüft sie gegen redaktionelle Kriterien und reichert die zugrunde liegende Pressemitteilung automatisiert mit Daten aus bestehenden Quellen (Personen-/Büroprofile, frühere Artikel) an.
Darauf basierend entstehen KI-gestützte Textvorschläge, die nach Relevanz priorisiert via Chat an die Redaktion ausgespielt werden. Die Redaktion reagiert, bewertet und finalisiert. Der „Human in the Loop“ bleibt damit gesichert.
Vom E-Mail-Eingang bis zum Artikellayout: Der neue Prozess erkennt Führungswechsel automatisiert und stellt der Redaktion passende Entwürfe direkt bereit.
Technisches Setup und Datenquellen
Für die Umsetzung kombinierte das Team Open-Source-Tools und KI:
- n8n, ein Tool zur Automatisierung von Workflows, für die technische Orchestrierung
- GPT-Technologie zur Generierung erster redaktioneller Textvorschläge
- Cloud-Speicher für die automatisierte Ablage von Artikelentwürfen
Als Input wurden relevante Quellen systematisch angebunden:
- Newsletter und Hinweise zu Personalien
- Büroprofile auf competitionline (Führungswechsel, die Architekturbüros eigenständig einpflegen)
- Personenprofile auf competitionline (z. B. berufliche Stationen, zur gezielten Anreicherung von Textvorschlägen)
- Interne Plattformdaten (für Relevanzprüfung, automatisierter Abgleich von Personen- und Organisationsnamen, automatische Verlinkung)
Nachweisbarer Nutzen im Redaktionsalltag
- Weniger Rechercheaufwand: Sichtungs- und Prüfzeiten haben sich spürbar verkürzt
- Schnellere Themenfindung: Meldungen können leichter identifiziert und priorisiert werden
- Mehr redaktioneller Fokus: Raum für Inhalte mit Mehrwert
- Stabile Nutzung: Workflows sind fest im Team verankert und werden inzwischen unabhängig vom Entwickler gepflegt
- Skalierbarkeit: Modell ist auf weitere Rubriken und Themenfelder übertragbar
Ergänzend wurde ein weiterer Workflow in n8n eingerichtet, um die redaktionelle Nutzung systematisch auszuwerten. Einige Tage nach Erstellung wird das automatisch generierte Textdokument erneut abgerufen, um zu messen, wie stark die KI-Texte bearbeitet wurden. Ziel ist, die Prompt-Logik kontinuierlich zu verbessern, bis der manuelle Korrekturaufwand möglichst gegen null tendiert.
Das Projekt-Tandem
Führungskraft
Chefredakteur - competitionline Verlags GmbH
Nicolai ist Stratege mit Blick fürs Machbare. Als Chefredakteur treibt er die digitale Weiterentwicklung der Plattform und seines Redaktionsteams voran. Ob Inhalte, Services oder Automatisierung — Nicolai denkt redaktionelle Prozesse vom Outcome her. Seine Erfahrung reicht vom Sachbuch bis zur Magazinentwicklung. Sein Antrieb: Fachjournalismus, der Orientierung schafft und Innovation vorantreibt.
Fellow
IT-Consultant und Entwickler für Prototypen
Daniel ist Entwickler mit Systemblick. Seit 2019 setzt er als selbstständiger IT-Consultant Hard- und Softwareprojekte für Unternehmen und Kommunen um – von der Konzeption bis zur Full-Stack-Entwicklung. Seine Wurzeln liegen in der Open-Source-Community. Über das Media Tech Lab kam er ins Strategie Sparring und bringt dort technische Umsetzungsstärke und Prototyping-Erfahrung ein.
Von der Herausforderung zum Pilotprojekt
Fachjournalismus ist oft kleinteilig, hochspezialisiert und stark vom Tagesgeschäft geprägt. Bei competitionline bedeutet das: viel manuelle Arbeit, enge Deadlines und begrenzte Kapazitäten. Gleichzeitig steigt der Druck, Prozesse zu verschlanken und redaktionelle Ressourcen gezielter einzusetzen. Nicht zuletzt, um mit digitalen Entwicklungen Schritt zu halten.
Genau hier setzte Nicolai Blank an. Als Chefredakteur wollte er die redaktionelle Arbeit effizienter aufstellen. Und prüfen, wie sich wiederkehrende Workflows automatisieren lassen, ohne dabei die inhaltliche Qualität aus dem Blick zu verlieren.
Doch im Alltag zeigte sich schnell: Für ein tragfähiges Vorhaben braucht es mehr als eine gute Idee. Es braucht einen klaren Scope, ein realistisches Vorgehen und ein Modell, das technisch machbar ist und gleichzeitig intern Rückhalt findet. Genau daran hakte es: Technische Ressourcen waren knapp, viele Ideen landeten als Tickets im Backlog und blieben dort liegen, weil Kapazitäten oder Priorität fehlten.
„Als ich auf das Strategie Sparring stieß, dachte ich: Genau diese Art von Unterstützung brauche ich.“ — Nicolai Blank
Gleichzeitig wuchs der Handlungsdruck. Nicht aus konkreter Konkurrenz, sondern aus dem Gefühl, die digitale Entwicklung nicht schnell genug mitzugehen. Als das Strategie Sparring ausgeschrieben wurde, war für Nicolai klar: Das ist die Chance, dem Thema Automatisierung endlich den Raum zu geben, den es braucht. Mit Zeit, methodischer Begleitung und Fokus.
Mit dieser Ausgangslage bewarb er sich für das Programm — mit einem Projekt, das zunächst sehr breit angelegt war: gedacht als Teil einer umfassenden Verlagsstrategie, mit vielen Schnittstellen und entsprechend hoher Komplexität.
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Die Strategiephase
Der entscheidende Perspektivwechsel kam früh und überraschend kreativ. Beim Kick-off-Termin in München forderte Strategie-Coach Konrad Weber die Teilnehmenden auf, ihr Projekt nicht zu erklären, sondern zu zeichnen. Für Nicolai wurde das zum Schlüsselmoment:
„Erst da habe ich verstanden, wie groß und diffus mein Vorhaben eigentlich war — und was ich stattdessen wirklich angehen will.“
Nicolai sollte sein Vorhaben zeichnen. Dieser Impuls führte zu einem entscheidenden Perspektivwechsel.
Er rückte die Rubrik „Personalia“ in den Mittelpunkt, in der über Führungswechsel in Architekturbüros berichtet wird. Ein Format mit klaren Abläufen, hohen Aktualitätswert und passenden Datenquellen.
Die Vision: Informationen aus Newslettern, Büroprofilen oder Social Media automatisiert erfassen, bündeln und für die Redaktion aufbereiten — mithilfe des Open-Source-Tools n8n, das bereits im Haus verfügbar war.
Ein zentrales Element im weiteren Strategieprozess war das Stakeholder-Mapping. Erst durch die strukturierte Analyse wurde deutlich, wie viele interne Schnittstellen, Abhängigkeiten, aber auch ungenutzte Ressourcen es gab. Was als Einzelprojekt gestartet war, entwickelte sich zu einem bereichsübergreifenden Vorhaben: mit Rückhalt in Redaktion, IT und Produkt. Nicolai aktivierte Kolleg:innen, informierte relevante Stellen und entdeckte: Das nötige Know-how war im Haus, es musste nur gebündelt werden.
„Aus einem kleinen Teamprojekt wurde ein echtes Verlagsvorhaben, weil ich Kolleg:innen früh eingebunden und mit ihnen gesprochen habe.“ — Nicolai Blank
Begleitet von gezieltem Coaching und strategischen Tools wie dem Projekt Canvas gewann die Idee an Substanz. Risiken wurden adressiert, Rollen geschärft, Realisierungsfragen konkretisiert. Auch Nicolais Selbstverständnis wandelte sich: weg vom Alleingang, hin zu einem kooperativen Führungsstil, der Verantwortung bewusst teilt und auf Beteiligung setzt.
Am Ende der Strategiephase stand ein klar geschärftes Konzept: machbar, anschlussfähig und intern verankert. Mit Fokus, Rückhalt und dem nötigen Fundament, um in die Umsetzung zu starten.
Das Pilotprojekt
Im Pilotprojekt wurde die Strategie konkret: Gemeinsam mit Fellow Daniel Greiser begann Nicolai Blank die technische Umsetzung. Ziel war es, Informationen über Führungswechsel in Architekturbüros aus verschiedenen Quellen automatisiert zu erfassen, zu bündeln und der Redaktion als anschlussfähigen Output bereitzustellen.
Früh zeigte sich: Das Tool n8n war komplexer als zunächst angenommen und stellte höhere Anforderungen an das technische Know-how im Team. Nicolai reagierte konsequent: Er übergab die technische Verantwortung an Daniel, zwei Kolleg:innen aus der Redaktion sowie Verantwortliche in der IT. Fortan begleitete er das Projekt in einer koordinierenden Rolle: als Impulsgeber und Schnittstelle zwischen Redaktion, Produkt und Technik.
Die Entwicklung konkreter Automatisierungsszenarien war ein Meilenstein für Beteiligung, Verständnis und Akzeptanz im Team.
Ein interner Workshop mit Redaktion, Geschäftsführung und IT bildete einen wichtigen Meilenstein. 14 Mitarbeitende entwickelten erste Workflows, testeten n8n selbstständig und identifizierten Prozesse mit Automatisierungspotenzial. Eine begleitende Umfrage machte Erwartungen, Bedenken und Ideen im Team sichtbar. Ein zentraler Schritt, um Akzeptanz und Beteiligung im weiteren Verlauf zu sichern.
Dabei wurde schnell klar: Selbst vermeintlich einfache Arbeitsschritte betrafen oft mehr Schnittstellen als zunächst angenommen. Eine Erkenntnis, die nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Projektstruktur schärfte.
„Das Team von competitionline hat mich sofort eingebunden und ist auf all meine Bedürfnisse eingegangen.“ — Daniel Greiser
Das Projekt wurde in der Folge von einem vierköpfigen Kernteam kontinuierlich weiterentwickelt. Ein zentrales Ziel bestand darin, die Workflows so stabil und benutzerfreundlich zu gestalten, dass sie dauerhaft ohne externe Entwickler:innen betrieben und angepasst werden konnten. Diese technische Eigenständigkeit war ein entscheidender Hebel für die interne Skalierbarkeit — und wurde gezielt aufgebaut.
Parallel dazu wurden wichtige Integrationen umgesetzt: Artikelvorschläge wurden automatisiert in einem gemeinsamen Cloud-Ordner abgelegt, direkt eingebunden in die bestehende Struktur des Unternehmens. Auch eine Anbindung an das hauseigene CMS wurde vorbereitet, um die automatisierten Inhalte perspektivisch direkt publizieren zu können. Gleichzeitig wurde konsequent sichergestellt, dass ausschließlich in geschützten Datenbereichen und unter Einhaltung aller Datenschutzstandards gearbeitet wurde.
Zur Sicherung der Ergebnisqualität entwickelte Daniel gemeinsam mit dem Team Validierungslogiken, um mit den typischen Schwankungen von KI-Outputs umgehen zu können. A/B-Tests mit unterschiedlichen Sprachmodellen halfen zusätzlich, die Qualität der automatisierten Textvorschläge zu optimieren — hinsichtlich Stil, Verständlichkeit und Relevanz.
„Ein komplexes Projekt wie dieses erfordert am Ende alle Disziplinen. Und ein Team, das offen, lösungsorientiert und konstruktiv zusammenarbeitet.“ — Daniel Greiser
Zugleich zeigte sich: Zwischen Redaktion und Technik war viel Übersetzungsarbeit nötig. Daniel nahm hier bewusst eine vermittelnde Rolle ein: als technischer Sparringspartner, der gleichzeitig für Klarheit und Verständlichkeit sorgte.
Die technische Zusammenarbeit mit dem Team von competitionline erwies sich dabei als besonders effizient. Schnittstellen wurden zügig bereitgestellt, Rückfragen rasch geklärt und selbst komplexe Herausforderungen, etwa beim Zugriff auf geschützte Daten, in enger Abstimmung gelöst.
Das Ergebnis: ein funktionierender Automatisierungsworkflow, der Prozesse beschleunigt, Ressourcen spart und neue Freiräume für journalistische Arbeit schafft. Besonders bemerkenswert: Das Redaktionsteam wurde so geschult, dass es Automatisierungen künftig eigenständig erstellen, pflegen und weiterentwickeln kann. Dies ist ein entscheidender Schritt hin zu technischer Selbstständigkeit und nachhaltiger Skalierbarkeit im Haus. Was als Einzelvorhaben begann, wurde so zu einem Team-getragenen Modellprojekt: praxisnah, zukunftsfähig und anschlussfähig für weitere Formate.
„Das Ziel war, dass das Team die Automatisierungen ohne mich weiterführen kann. Genau das haben wir geschafft.“ — Daniel Greiser
Learnings
Das Projekt von Nicolai und Daniel zeigt, wie Automatisierung im Redaktionsalltag gelingt — selbst dann, wenn technische Ressourcen begrenzt sind oder andere Prioritäten gesetzt werden. Vier Learnings für Medienverantwortliche, die Prozesse effizienter gestalten und Innovation voranbringen wollen:
Fokussierung statt Überkomplexität
Ein klar abgegrenzter Use Case macht strategische Innovation realisierbar. Anstatt mit einer großen Vision zu starten, lohnt es sich, ein konkretes Problem zu wählen, das in kurzer Zeit gelöst werden kann. Kleine, realisierbare Schritte schaffen Tempo und Fokus. Gleichzeitig steigt die Chance, dass Projekte tatsächlich fertiggestellt werden und nicht im Backlog verschwinden.
Strategie braucht Struktur und Zeitfenster
Gezieltes Coaching und strategische Tools helfen, Ideen zu ordnen, Prioritäten zu setzen und Rollen zu klären. Doch diese Arbeit braucht geschützte Zeiträume jenseits des Tagesgeschäfts. Wer diesen Raum schafft, verhindert, dass strategische Vorhaben zwischen dringenden Aufgaben untergehen.
Umsetzung durch Verantwortungsteilung
Technische Verantwortung gezielt abzugeben, entlastet Führungskräfte und steigert die Qualität der Umsetzung. Entscheidend ist, Rollen klar zu definieren und Vertrauen in die Kompetenz der Beteiligten zu setzen, statt alles selbst stemmen zu wollen.
Beteiligung sichert Akzeptanz
Ein Projekt gewinnt an Rückhalt, wenn Stakeholder früh eingebunden werden. Erwartungen transparent machen, Bedenken aufnehmen, gemeinsam Lösungen entwickeln – etwa in Workshops oder über Feedbackschleifen – sorgt dafür, dass sich Beteiligte nicht nur gehört fühlen, sondern das Vorhaben aktiv mittragen. So wird aus einer Einzelinitiative ein gemeinsames Projekt mit breiter Unterstützung.
Ausblick
Mit dem erfolgreich getesteten Workflow und der Erreichung der definierten Projektziele ist für Nicolai Blank und sein Team klar: Das Modell hat Potenzial für mehr. Im nächsten Schritt sollen einzelne Elemente oder ganze Workflows gezielt auf ausgewählte redaktionelle Prozesse ausgeweitet werden. Insbesondere auf solche, die von wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten geprägt sind. Die Devise lautet: Automatisierung dort, wo sie entlastet – nicht dort, wo sie redaktionelle Qualität oder Kreativität beeinträchtigen würde.
Ziel ist ausdrücklich nicht der Ersatz journalistischer Arbeit, sondern die bessere Nutzung redaktioneller Kapazitäten. Durch den Wegfall repetitiver Routinen entstehen Freiräume für qualitativ hochwertigen Content – etwa für exklusive Interviews, fundierte Hintergrundrecherchen, Marktanalysen und zielgruppenspezifische Fachartikel mit hohem Nutzwert. Auch bei künftigen Automatisierungsprojekten bleibt der verantwortungsvolle Umgang mit Daten ein fester Bestandteil jeder Weiterentwicklung.
Ideen für weitere Automatisierungsprojekte liegen bereits vor: In den vergangenen Jahren hatte das Team zahlreiche potenzielle Anwendungsfälle gesammelt, bei denen Automatisierung echten Mehrwert schaffen kann. Bislang fehlten jedoch passende technische Lösungen oder es mangelte an Umsetzungskapazitäten. Mit den im Projekt gewonnenen Erfahrungen, insbesondere im Umgang mit n8n, haben sich diese Voraussetzungen nun grundlegend verändert: Die Umsetzung ist greifbar geworden.
„Langfristig möchten wir dadurch Ressourcen freimachen, um unseren Nutzer:innen noch individuellere und fundiertere Informationen bereitzustellen.“ — Nicolai Blank
